Assemblée générale 2019

L’assemblée générale est l'UNIQUE réunion de l’année de notre association. C’est donc un moment important.

L’assemblée n’est pas seulement destinée aux membres du bureau et aux bénévoles mais à TOUS les adhérents. Parce qu’une association n’est rien sans ses adhérents. Une association vit par et pour ses adhérents.

Par ailleurs, le bureau n’est pas le seul décisionnaire. C’est pourquoi les avis de tous sont nécessaires pour prendre les décisions de manière démocratique.

1 / Préparation de l’assemblée

Elle se prépare donc tout au long de l’année en prenant des notes au fur et à mesure

==Vos questions et remarques,

==Les problemes rencontrés et les solutions trouvées

==Les animations et actions organisées

==Les investissements réalisés pour l’équipement et la communication de l’association

Un travail de coordination finalise le bilan.

1A / les animatrices

Les animatrices bénévoles ou prestataires n’ont qu’un avis consultatif à l’assemblée. Néanmoins, il faut en tenir compte pour leur bien-être à elles et pour l’évolution de leur groupe : horaires et tarifs  sont leur choix.

1B / la trésorière

Les entrées et dépenses  sont regroupées par catégorie pour présenter un bilan comptable simple à lire. Pour les adhérents mais aussi pour les institutions qui le demandent à chaque dossier de subvention.

Il faut bien attribuer les sommes.

D’un côté les sommes qui sont du ressort de l’association (adhésion, assurance, publicité etc..). C’est notre trésorerie réelle. On ne parle pas de sommes folles : 1500€ de recettes, adhésions et subventions comprises.

L’association n’a pas vocation de gagner de l’argent mais elle en a besoin pour son fonctionnement courant.

En fin d’année, le reliquat est mis de côté pour assurer un fond de caisse suffisant pour le début de l’année suivante. 150€ pour le bilan 2019.

Si des équipements lourds ont été demandés par les groupes créatifs, l’assemblée est le moment pour choisir ce qui va être acheté en priorité et la somme qui va être  imputée à cette dépense. Cette année, il n’y a ni besoin ni argent. Parfaite symbiose entre rêve et réalité !

Certaines sommes ne font qu’un va-et-vient dans la trésorerie.

IL s’agit du salaire des animatrices prestataires. Pas de fortunes, là non plus : 9000€ pour l’ensemble des 4 animatrices, selon leurs nombres de séances et de participants. A noter, que les adhérents payent leur participation aux cours de manière fractionnée, jusqu’à 4 trimestres. Alors que les animatrices professionnelles présentent des factures mensuelles.

Une bonne coordination comptable est indispensable.

2/ Déroulement de l’assemblée

 Notre assemblée est particulière parce qu’elle regroupe les 7clubs qui composent notre association, soit de manière collective pour tout ce qui est commun, soit de manière individuelle pour ce qui est spécifique.

De prime abord, on peut trouver qu’une assemblée de 3h c’est long.

Mais cela ne représente moins de 30min par club !!

Si nous faisions une assemblée pour chacun des 7 clubs, une grande partie du contenu devrait être répétée à chaque fois, et il ne faut pas espérer que chacune des assemblées durerait moins de 1h.

En termes d’efficacité, il vaut mieux 3h en 1 seule fois, que 7 fois 1h.

Et j’avoue qu’en tant que présidente (çà peut changer) et fondatrice (c’est pour toujours) je tiens beaucoup à un esprit d’intérêt réciproque. Que chaque club ait conscience d’être partie intégrante d’un tout.

2A / l’administratif obligatoire

Une assemblée a des points de repères légaux :

==Emargement des présents

==Contrôle des pouvoirs délégués et des votes par correspondance

==Présentation du bilan moral (on a fait quoi comment)

==Présentation  du bilan financier (comment on a gagné de l’argent et à quoi on l’a dépensé)

==election du nouveau bureau

Ce n’est pas obligatoire mais je me fais un devoir de remercier ceux qui nous soutiennent toute l’année : mairie, bénévoles, presse, commerçants…

2B / débat: ordre du jour et questions courantes

IL a été souligné que la vie associative avait été particulièrement paisible cette année.

Pour la 2^e année consécutive.!!

==Des animatrices adorables et de bon esprit

==des participantes charmantes de simplicité et de sincérité

==Des bénévoles désintéressés et investis.

Nous sommes convaincus que la mauvaise réputation qui nous avait été faite par d’anciennes animatrices, est partie avec elles.

L’avenir se présente comme la nouvelle salle : spacieux et lumineux !

L’ordre du jour de cette année présentait 2 sujets essentiels dans la vie d’une association.

2B1 / le travail des bénévoles

Un grand tableau récapitulatif liste qui fait quoi, poste par poste, mois par mois.

IL apparait que chaque poste représente ½ journée de travail par mois mais avec une répartition réelle variable selon les fonctions.

La secrétaire a surtout du travail en septembre (inscriptions) et en juin / juillet (assemblée), le reste de l’année étant plutôt calme. Alors que la trésorière a du travail 1 fois par mois, tous les mois.

Sur le papier, la présidente n’a pas l’air d’avoir grand-chose à faire, ou rien de compliqué. En réalité, elle est partout, tout le temps, surtout dans les urgences et la coordination.

La rétrospective des différentes petites actions en vue du déménagement, montre que la pression a été quasi permanente pendant 3 mois.

L’assemblée admet qu’il n’est pas possible de cumuler cette disponibilité avec d’autres missions bénévoles au sein de l’association. Pour sa pérennité, la gestion du club ne peut pas reposer sur une seule personne.

Par ailleurs, le bénévolat pour l’organisation des puces et la communication globale  demandent une présence très régulière. Ces taches pourraient facilement être partagées afin que chacun ait moins de travail, et permettrait d’obtenir un meilleur résultat global.

Pour les matheux :

(2 personnes x 75% du travail)  > (1 personne x 100% du travail)

Les adhérents doivent prendre conscience que la poursuite de l’association et donc de leur loisir dépend de ce travail réalisés par les élus et les bénévoles.

Si on veut que ce loisir continue, il faut y mettre du sien !!

Tout le monde peut participer à son niveau, il suffit d’en parler pour se mettre d’accord sur une petite mission qui corresponde à vos disponibilités et envies.

IL n’est pas trop tard pour s’engager : la rentrée est déjà en phase préparatoire !

2B2 / la communication de l’association

Faute de bénévole, la communication a été mise en pause depuis 18 mois.

Ceci commence à avoir un effet négatif sur le développement de l’association.

La présidente a les compétences pro qui correspondent mais pas le temps de le faire, à cause des multiples postes où elle pallie le manque de bénévole.

 Si on ne veut pas de responsabilité ou de gros dossier, on peut au moins aider sur des petites missions, voir des détails, pour permettre aux autres d’avancer sur l’essentiel.

L’assemblée a décidé que la priorité 2019 sera la communication, à court et long terme. Des actions de natures variées ont été décidées et sont déjà mises en place.

Pour en savoir plus, Rdv dans le prochain article